Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что меняется в оформлении трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Когда работодатель обязан выдать копию трудовой книжки
Правила выдачи документов, связанных с работой, и их копий определены в ст. 62 ТК РФ. Работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в случае соблюдения одновременно 2 условий:
- если от работника поступило письменное заявление с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки и
- работодатель ведет его трудовую книжку в бумажном виде.
Напомним, трудовая книжка может находиться на руках у работника. В частности, когда он получил ее в связи с переходом на получение сведений о трудовой деятельности 1 в электронном виде (в разговорной речи это называется переходом на электронную трудовую книжку) или не передавал ее работодателю при трудоустройстве на дистанционную работу 2 и по-прежнему не хочет отдавать ее для ведения. В этом случае работодатель не обязан изготавливать и заверять ее копию, даже когда работник принесет оригинал.
ТК РФ также установлены:
- срок реагирования на просьбу работника (не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления) и
- требование о заверении копии трудовой надлежащим образом. Однако какой способ заверения является надлежащим, ТК РФ не уточняет.
Как правильно хранить трудовую книжку
Работодатели обязаны соблюдать требования к хранению трудовых книжек, установленные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Этот документ устанавливает правила ведения и хранения как чистых бланков, так и текущих кадровых бумаг.
Для хранения заводят специальные книги учета:
| Бланк | Действующие документы | |
|---|---|---|
| Наименование документа учета | Приходно-расходная книга | Книга учета движения |
| Где утверждена форма | Приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 |
Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 |
| Кто хранит | Бухгалтерия | Кадровая служба |
| Где хранить | В условиях, позволяющих обеспечить сохранность бумаги: в сейфе, запирающемся шкафу или помещении |
Что должен делать руководитель, если трудовая потеряна или испорчена
Стопроцентной гарантии сохранности любой документации, в том числе и бланков строгой отчетности, не может обеспечить никакая система хранения. Поэтому изредка на разных производствах имеют место случаи, в которых трудовые портятся или теряются. Это может произойти по вине самого сотрудника или же по вине работника кадровой службы (то есть, работодателя).
Независимо от причин утраты, по письменному заявлению сотрудника работодатель должен подготовить дубликат. Кроме того, на предприятии может произойти форс-мажорная ситуация, по факту которой утрачивается весь архив. Если имеет место массовое уничтожение документов, по решению регионального органа власти формируется комиссия, которая скрупулезно работает над восстановлением документов. Главная задача работодателя в этом случае — точно восстановить трудовой стаж каждого сотрудника.
Если установлено, что документ утрачен по вине нанимателя, то на весь период восстановительных работ сотрудник имеет право на заработную плату.
Для чего необходима копия ТК
Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2020 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.
Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2020.
Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (ст. 62 ТК РФ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.
Образец заверительной надписи
Далее показан примерный образец, как работодателю заверить трудовую книжку в 2022 году.
|
№ записи |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «ГУРУ» | |||||
| 4 | 25 | 10 | 2018 | Принята на должность старшего бухгалтера в бухгалтерию | Приказ от 25.10.2018 № 49л |
|
Верно.
Работает по настоящее время. |
|||||
|
Начальник отдела кадров Широкова
Е.А. Широкова |
|||||
| 11.02.2022 | |||||
| Подлинник документа находится в ООО «ГУРУ» в деле № 06/2018 за 2018 г. | |||||
|
Генеральный директор ООО «ГУРУ» Краснов В.В. Краснов
Печать ООО «ГУРУ» |
Разумеется, печать ставят при ее наличии.
Где можно заверить документ
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.
При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:
- Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
- На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
- На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
- При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
- Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
- С 1 июля 2018 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
- Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.
Как лучше заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда
Заверить ксерокопии имеет право либо нотариус, либо сотрудник Пенсионного фонда, либо доверенное лицо организации, в которой вы работали в последнее время.
Не нужно забывать, что заверка копии у нотариуса требует затрат времени и денег. Чтобы правильно оформить данный документ, надо последовательно выполнять следующие действия: Необходимо снять копии со всех станиц, причем каждую страницу, включая титульный лист, на отдельном листе формата A4. Нужно проставить на каждом листе надпись или штамп «Копия верна», затем – дату и подпись ответственного лица, заверившего копию, с расшифровкой фамилии.
Следует поставить печать предприятия так, чтобы в ее поле попал текст отксерокопированного документа и подпись.
В некоторых случаях сотрудники могут запросить выдать им оригинал книжки на руки. По трудовому законодательству, а именно согласно ст. 62, выдать книжку можно только для предъявления в Соцстрах. И работник обязан вернуть ее своему руководителю не позднее 3 дней с момента ее получения от этого органа. В заявлении о выдаче сотрудник обязательно должен указать, для каких целей потребовался оригинал книжки и по возможности приложить подтверждающий документ.
Во всех остальных случаях выдается только копия или выписка из книжки. Если данное правило будет нарушено, на должностное лицо может быть наложен штраф в пределах 5 тысяч рублей, а для организации его размер составит 30-50 тысяч рублей.
В случае утери книжки работником или работодателем, последний обязан будет оформить дубликат. На это ему предоставляется 15 дней. При этом в дубликат он сможет внести только те сведения, которые будут документально подтверждены. То есть, сотруднику придется оформлять письменный запрос в ПФР или архив, чтобы получить сведения о его трудоустройстве в другие организации.
Чтобы этого избежать, необходимо ответственно относиться к хранению оригиналов книжек своих сотрудников. А также сами сотрудники должны понимать свою ответственность, если получают оригинал на руки.
Где заверить копию трудовой книжки безработному
Для оформления документов необходима копия трудовой книжки, в главном управлении мчс, в котором я прохожу службу по контракту, даны разъяснения: трудовая книжка заполняется при увольнении со службы, и получить копию сейчас не представляется возможным, насколько это правомерно,на основании каких законов, положений и пр.? ведь везде говорится об определенном сроке заполнения трудовой книжки. В организации, где я работал, работодателем была утеряна моя трудовая книжка. Я предоставил сохранившуюся копию трудовой книжки. Мне пообещали восстановить. Недавно я уволился. В день увольнения мне был выдан дубликат трудовой книжки с переписанными с копии местами работы. Справок, подтвердающих факт работы, мне не предоставили. Подскажите, как мне поступить?
Обратите внимание => Кто имеет право на субсидии и льготы в тольятти
Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году
Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:
- для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
- чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
- если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
- для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
- при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
- при судебных разбирательствах;
- при оформлении наследства, социальных выплат;
- при создании ИП;
- для ускорения процедуры усыновления ребенка.
Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году
Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.
Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
- Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
- Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
- Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
- При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
- Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.
Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).
Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью. Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.