Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Распределение обязанностей в бухгалтерии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Определение перечня обязанностей сотрудника — полномочие руководителя организации. Письмо Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6 подтверждает право работодателя принимать и вносить изменения в штатное расписание организации и должностные инструкции сотрудников.
Что такое распределение и перераспределение обязанностей
Для эффективной деятельности любого учреждения необходимо оптимальное распределение функционала между сотрудниками. Практический опыт говорит о том, что:
- работники имеют различную нагрузку;
- отсутствует четкое разграничение функционала как между работниками, так и подразделениями организаций.
Как следствие, отсутствует однозначный ответ на вопрос, кто и за что несет ответственность. Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками или перераспределении функций на системном уровне даст возможность организации оптимально распределить задачи между сотрудниками, ликвидировать пробелы в реализации задач и предотвратить возникновение новых проблем.
Системное разделение труда позволяет обеспечить персонал работой по тем направлениям, которые соответствуют их уровню, профессиональным возможностям и навыкам. При распределении обязанностей руководитель определяет конкретные функции сотрудников и подразделений, основанные на принципах.
|
Принцип |
Применение принципа |
|---|---|
|
Разделение подразделений на одинаковые по численности группы |
Штат организации включает сотрудников с идентичными профессиональными качествами, а для исполнения поручения необходимо четко определенное число работников |
|
Ориентир на основные направления деятельности подразделения |
Наиболее популярный, связан с формированием подразделений на основании общности задач, стоящих перед ними |
|
Территориальный |
Нахождение подразделений на разных территориях |
|
Распределение с учетом вида производимых продуктов |
Имеет место в быстро развивающихся организациях, увеличивающих перечень выпускаемых товаров. Не допускается путаница между структурами, каждая из которых представляет собой мини-организацию |
|
Учет мнения потребителя |
Используется в сферах, где клиент играет решающую роль (сфера услуг) |
Как правильно составить приказ о распределении обязанностей
Приказ составляется в свободной форме, но с учетом требований к документации такого типа, приведенных в госстандартах и методических рекомендациях. Рекомендуется придерживаться следующей структуры:
- Как правило, приказ составляется на бланке организации с указанием ее наименования и реквизитов.
- В верхней части распорядительного документа указывается наименование документа («Приказ») и присвоенный ему номер, далее вносят дату и место составления приказа.
- В вводной части следует прописать название приказа (например, «О распределении обязанностей между сотрудниками экономического отдела») и причины необходимости его издания. Формулировка может выглядеть так «В целях улучшения работы экономического отдела …».
- В распорядительной части прописывают, каким образом будут распределены функциональные обязанности между персоналом, полномочия работников или руководителей подразделений.
- Приказ подписывается руководителем, с ним знакомят всех сотрудников, перечисленных в тексте приказа, под роспись с указанием даты ознакомления.
Чтобы грамотно произвести распределение обязанностей сотрудников, нужно составить для каждой из должностей так называемый профиль, который содержит информацию о том, что должен знать и уметь работник, занимающий данный пост.
Обычно этот профиль содержит навыки, личные качества и знания, которыми обязан обладать гражданин, чтобы занимать ту или иную должность.
Чтобы лучше понимать, о чем идет речь, стоит вернуться к примеру о сети магазинов и составить профиль должности, например, для консультанта торгового зала в данной компании.
Что должен знать сотрудник, который претендует на эту должность?
- Базовую информацию о самой компании.
- Признаки, характеризующие данный бренд.
- Ассортимент товаров, которые можно найти в магазине.
- Трудовые обязанности.
- Правила обслуживания посетителей объекта.
Что обязан уметь сотрудник, претендующий на должность консультанта торгового зала в данной сети магазинов?
- Общаться. Если человек не может грамотно связать двух слов, как ему взаимодействовать с клиентами для извлечения выгоды?
- Продавать. Если консультант в торговом зале не умеет продавать, какая выгода от него копании?
- Работать в команде. Как уже было сказано выше, сотрудники в хорошей компании работают на достижение одной корпоративной цели, а в данной ситуации без командной работы не обойтись.
Иногда в профиль сотрудника включают информацию о том, что он хочет и что он сможет. Первое – для предоставления ему какой-либо мотивации (уметь правильно мотивировать – еще одна важная задача управляющего), второе – для определения его потенциала.
Особенности для бухгалтерии
Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:
- Определить объем работы конкретного сотрудника.
- Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
- При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
- После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
- Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
- Проводить аттестацию.
Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:
- тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
- делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
- мотивация работников (материальная и нематериальная);
- регулярный контроль выполнения задач.
Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:
- главный бухгалтер;
- заместитель;
- специалист для расчета зарплаты;
- кассир;
- ревизор;
- бухгалтер по работе с основными средствами.
Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:
- учет операций по хоздеятельности;
- контроль документов, сверка данных;
- отражение сведений на учетных счетах;
- формирование отчетов.
По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:
- снижение числа злоупотреблений;
- перекрестный контроль работников;
- повышение эффективности труда.
Замещение руководителей
На практике замещать нужно не только рядовых специалистов, но и руководителей. В этом случае действуют немного другие правила.
Обычно не допускается одновременное выполнение руководителем своих и чужих обязанностей (например, начальник планового отдела за начальника соседнего финансового отдела). Здесь администрация должна предусмотреть замену времена отсутствующему руководителя с числа наиболее подготовленных его подчиненных, либо эти обязанности возлагаются на штатного заместителя.
Если такой функционал прописан в должностной инструкции конкретного сотрудника (выполнение начальствующих обязанностей), оплата за такие действия не полагается. В других случаях может выполняться доплата разницы в должностных окладах, либо же проводиться по ставке замещаемого руководителя.
Из нюансов:
- если норма присутствуют в инструкции замещающего, его согласие не требуется;
- возложение обязанностей оформляется одним приказом, на основании которого устанавливается право руководителя отсутствовать на рабочем месте (приказ на командировку, отпуск);
- если должность вакантная, либо сотрудник резко заболел, то делается отдельный приказ;
- замещающему работнику приказ доводится под роспись. Отказ его выполнять может расцениваться как нарушение должностной инструкции и иметь следствием наложение дисциплинарного взыскания;
- когда штатный заместитель выполняет обязанности своего шефа без издания отдельного приказа, он не имеет права подписывать документы с приставкой «и.о. руководителя». Он должен указывать свою должность.
Помните, замещать руководителей могут либо их штатные заместители, или же наиболее подготовленные подчиненные.
Для чего вменять обязанности сотруднику?
Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.
Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.
Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:
- государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
- в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
- меняется организация труда;
- необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.
Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.
- Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.
К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.
- Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.
ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.
Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:
- как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
- как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.
Что такое распределение и перераспределение обязанностей
Для эффективной деятельности любого учреждения необходимо оптимальное распределение функционала между сотрудниками. Практический опыт говорит о том, что:
- работники имеют различную нагрузку;
- отсутствует четкое разграничение функционала как между работниками, так и подразделениями организаций.
Как следствие, отсутствует однозначный ответ на вопрос, кто и за что несет ответственность. Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками или перераспределении функций на системном уровне даст возможность организации оптимально распределить задачи между сотрудниками, ликвидировать пробелы в реализации задач и предотвратить возникновение новых проблем.
Системное разделение труда позволяет обеспечить персонал работой по тем направлениям, которые соответствуют их уровню, профессиональным возможностям и навыкам. При распределении обязанностей руководитель определяет конкретные функции сотрудников и подразделений, основанные на принципах.
| Принцип | Применение принципа |
| Разделение подразделений на одинаковые по численности группы | Штат организации включает сотрудников с идентичными профессиональными качествами, а для исполнения поручения необходимо четко определенное число работников |
| Ориентир на основные направления деятельности подразделения | Наиболее популярный, связан с формированием подразделений на основании общности задач, стоящих перед ними |
| Территориальный | Нахождение подразделений на разных территориях |
| Распределение с учетом вида производимых продуктов | Имеет место в быстро развивающихся организациях, увеличивающих перечень выпускаемых товаров. Не допускается путаница между структурами, каждая из которых представляет собой мини-организацию |
| Учет мнения потребителя | Используется в сферах, где клиент играет решающую роль (сфера услуг) |
Общие положения о данном термине
Нужно понять, почему руководителям важно уметь распределять обязанности. Стоит пойти от обратного: если начальник не может грамотно распределить задачи между подчиненными, каждый не будет заниматься своим делом – наступит путаница, которая заметно усложнит рабочий процесс и тогда общая цель (в хорошей компании подчиненные работают на одну корпоративную цель) либо будет достигнута нескоро, либо не будет достигнута вообще.
Если же начальник правильно раздал обязанности сотрудникам и каждый из них четко знает то, что ему нужно делать и что лучше не затрагивать, нужные результаты будут довольно быстро достигаться.
Теоретически, если управленец умеет работать с небольшим коллективом, то он сможет справиться и с крупным – нет разницы между тем, раздавать обязанности 200 людям или 20. На практике все иначе: у компаний разных масштабов есть свои особенности в распределении обязанностей.
Чтобы конкретизировать, какой работник за что отвечает и чем занимается, в организации должен появиться приказ о распределении функциональных обязанностей. Он не обязателен, если руководитель самостоятельно контролирует все процессы. Но в крупных организациях, где множество отделов и большая численность сотрудников, он необходим.
Независимо от того, где будет выпущен приказ о распределении обязанностей — на строительном объекте, в производственной компании, в аппарате госучреждения или учебном заведении, он будет выполнять несколько задач:
- разграничит деятельность работников;
- уточнит лица, ответственные за определенные виды работ;
- повысит согласованность действий и взаимодействия между структурными подразделениями или работниками одного подразделения;
- поможет оперативно управлять производственными процессами и персоналом в различных ситуациях;
- сделает процесс управления организацией более эффективным и контролируемым.
Что такое распределение и перераспределение обязанностей
Для эффективной деятельности любого учреждения необходимо оптимальное распределение функционала между сотрудниками. Практический опыт говорит о том, что:
- работники имеют различную нагрузку;
- отсутствует четкое разграничение функционала как между работниками, так и подразделениями организаций.
Как следствие, отсутствует однозначный ответ на вопрос, кто и за что несет ответственность. Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками или перераспределении функций на системном уровне даст возможность организации оптимально распределить задачи между сотрудниками, ликвидировать пробелы в реализации задач и предотвратить возникновение новых проблем.
Системное разделение труда позволяет обеспечить персонал работой по тем направлениям, которые соответствуют их уровню, профессиональным возможностям и навыкам. При распределении обязанностей руководитель определяет конкретные функции сотрудников и подразделений, основанные на принципах.
| Принцип | Применение принципа |
| Разделение подразделений на одинаковые по численности группы | Штат организации включает сотрудников с идентичными профессиональными качествами, а для исполнения поручения необходимо четко определенное число работников |
| Ориентир на основные направления деятельности подразделения | Наиболее популярный, связан с формированием подразделений на основании общности задач, стоящих перед ними |
| Территориальный | Нахождение подразделений на разных территориях |
| Распределение с учетом вида производимых продуктов | Имеет место в быстро развивающихся организациях, увеличивающих перечень выпускаемых товаров. Не допускается путаница между структурами, каждая из которых представляет собой мини-организацию |
| Учет мнения потребителя | Используется в сферах, где клиент играет решающую роль (сфера услуг) |
Охрана труда в нефтехимической промышленности
Вопрос 2.1.1 Основные понятия и положения
В Трудовом кодексе Российской Федерации термин “охрана труда” (ст.209) определяется как “система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия”.
Таким образом, в самом определении термина “охрана труда” достаточно четко обозначены как ее цель – “сохранение жизни и здоровья работников…”, так и суть — “система … мероприятий”.
- По этому в целом Система охрана труда – (Система ОТ), по своей сути, представляет комплекс правовых, организационных, технических, социальных, экономических, санитарно-гигиенических, лечебно-профилактических и иных мероприятий, осуществляемых с целью сохранения жизни и здоровья работников, предупреждения аварий, готовности организации к локализации возможных аварий и ликвидации их последствий.
- Цель и задачи охраны труда в организации
- Из определения системы ОТ вытекает, что она имеет двуединую цель: сохранение жизни и здоровья работников + предупреждение (локализация) аварий на опасных объектах организации.
- Для достижения указанной цели должно быть решено пять основных задач:
- 1. Обеспечение безопасных условий труда.
- 2. Обеспечение безвредных условий труда.
- 3. Поддержание работоспособности работников.
- 4. Предупреждение аварий.
- 5. Готовность организации к локализации аварий и их последствий.
- Понятие “управление охраной труда в организации”
- Под термином Управление системой “Охрана труда в организации” понимается деятельность руководителей и специалистов организации, направленная на обеспечение безопасного труда и безаварийной эксплуатации производственных объектов в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и нормативно-технических документов в сфере охраны труда.
- Управление Системой ОТ является одной из функций управления организацией в целом.
- Для эффективного управления Системой ОТ, как и предприятием в целом, необходимо иметь:
- организационную структуру (органы управления);
- нормативную базу — “внешние” нормативные правовые акты и собственные локальные нормативно-правовые и нормативно-технические документы, определяющие требования по обеспечению безопасности и сам процесс управления (процедуры, средства, инструменты);
- ресурсы (людские, материальные, финансовые).
Принципиальная схема управления Системой ОТ в организации выглядит следующим образом:
| Органы управления | —- управляющие воздействия —Ø (процедуры управления) | Объекты управления |
| информация о состоянии объектов |
Органы управления Системой ОТ – соответствующие структурные подразделения шахты и коллегиальные органы — рассмотрены ниже (соответственно в п.11 и п.12).
История возникновения профессии
Название самой профессии «бухгалтер» произошло от немецкого «buchhalter», переводится оно как счетовод, счетчик или особа, которая отвечает за счетные книги.
Возникла данная профессия еще во времена Древнего Рима, уже тогда начали появляться так называемые книги для счета, которые очень напоминают составляющийся в наши дни баланс. Само понятие баланс появилось намного позже, но суть его ведения осталась неизменна – уравновесить приходы и расходы. Первым обоснованным упоминанием понятия может похвастать математик из Италии Луки Пачоли, который в 1494 году опубликовал «Трактат о счетах и записях», именно после этого его стали называть отцом двойной бухгалтерии.
Разделение и кооперация труда
Разделение и кооперация труда – это те понятия, которые являются базисом для его организации. Именно с их помощью определяется место каждого сотрудника в трудовом процессе, распределяются функции и обязанности, устанавливаются требования к квалификации и качеству выполненной работы.
Разделение труда – это разграничение деятельности в ходе совместного производства или выполнения услуг. Если оно выполнено рационально, это значит, что трудящиеся расставлены по рабочим местам оптимально эффективно.
А это повышает не только результаты работы, но и их работоспособность, уровень удовлетворенности и заинтересованности, снижает утомляемость. Как результат – растет уровень профессионализма рабочих, снижаются затраты и улучшается качество работы.