Расчет отпускных выплат: основные правила и допускаемые ошибки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпускных выплат: основные правила и допускаемые ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.

1. Отпускные — это не зарплата. Они рассчитываются по числу дней отдыха, а зарплата — по количеству отработанных дней.
2. Для расчета отпускных нужно знать расчетный период, средний дневной заработок за этот период и количество фактически отработанных дней.
3. Премии, надбавки, повышение зарплаты учитываются при расчете среднего дневного дохода. А пособия, компенсации, командировочные, больничные — нет.
4. Отработанными считаются только дни, когда человек был на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Отгулы, больничные, дни отпуска и командировок не считаются отработанными днями.
5. Выгоднее брать отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (больше 21 дня). А в «дорогие» месяцы, с большим количеством выходных и праздников, взяв отпуск, вы потеряете в деньгах.

• Для расчета отпускных количество дней отпуска умножается на средний дневной заработок.
• В базу для расчета отпускных включается зарплата за отработанные дни и иные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Премии и повышение зарплаты учитываются в особом порядке, а больничные, матпомощь и другие выплаты за неотработанные дни в расчете отпускных не участвуют.
• Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
• Нерабочие оплачиваемые дни в связи с коронавирусом и выплаты за них не учитываются при расчете «отпускного» среднего заработка, если сотрудник в эти дни не работал.
• Выплаченные отпускные необходимо пересчитать и доплатить недостающую сумму сотруднику, если их размер оказался заниженным в результате счетной ошибки или иных событий (изменения окладов, выплаты годовой премии и т. д.).

Расчетный период отработан не полностью, премия начислена в твердой сумме

Возможна ситуация, когда полную премию получил недавно поступивший работник.

Период премирования в этом случае может оказаться больше расчетного периода. Премию для расчета отпускных учитывают пропорционально отработанному времени, а не в полной сумме.

Покажем это на примере.

Пример 5. Работник числился в компании не весь расчетный период. Премии начислены без учета отработанного времени

М.В. Колесова устроилась на работу 2 февраля 2015 г. Ее оклад — 20 000 руб.

В компании выплачивают полугодовые премии в размере 12 000 руб. независимо от отработанного времени. Премию начисляют в последний день полугодия.

С 13 июля работница берет отпуск на 10 календарных дней. Нужно рассчитать сумму ее отпускных, если известно, что она была на больничном с 23 по 27 марта 2015 г.

Решение. За время работы работнице начислена зарплата за отработанное время в сумме 95 238,09 руб. (20 000 руб. x 4 мес. + 20 000 руб. : 21 раб. дн. x 16 раб. дн.). Кроме того, ей начислена премия в размере 12 000 руб.

Входит ли единовременная выплата, не связанная с оплатой труда, в базу расчета средней зарплаты?

Такие премии также выдаются на некоторых предприятиях. Они выписываются руководством к юбилею заслуженного работника, профессиональному или иному празднику. Их начисление производится нерегулярно. Эти выплаты, не входящие в расчет суммы среднего заработка, не предусмотрены действующей системой оплаты труда и оформляются отдельными приказами.

Следует помнить, что формулировки наподобие «… премировать в связи с 60-летием и за ударные показатели» вызывают повышенный интерес проверяющих органов, особенно если речь в приказе идет о руководителях предприятия.

Перерасчет отпускных в случае выплаты премии к празднику или какой-либо другой знаменательной дате (то есть если она не связана с выполнением трудовых обязанностей), не требуется.

Какие выплаты включаются в расчет отпускных в 2020 году?

Действующие нормы трудового законодательства наделяют абсолютно каждого сотрудника полноценным правом на оформление регулярного ежегодного отпуска. Возможность первого оформления такого отпускного периода появляется у подчиненного в тот момент, когда время его работы в новой организации достигнет минимальной отметки в 6 месяцев.

Что же касается обязательств со стороны работодателя – он всегда должен оплачивать регулярный стандартный отпуск. Отказ в оплате будет являться серьезным нарушением со стороны начальства.

Оплата предоставленного сотруднику периода отдыха осуществляется на основании стандартных правил и установленных формул. В большинстве случаев все обязанности по осуществлению грамотного расчета возлагаются на бухгалтера организации. При этом ответственному лицу необходимо помнить о следующих правилах и некоторых важных нюансах:

1. В расчете заработка принимают непосредственное участие все выплаты, которые были получены подчиненным за соответствующий временной период. Главное, чтобы все эти выплаты были предусмотрены действующей в организации системой оплаты труда. При этом источник непосредственного финансирования, а также иные нюансы здесь никаким значением обладать не будут.
2. Во время расчета всегда устанавливается фактический доход подчиненного за соответствующий период времени. В большинстве случаев этот период равен последним 12 месяцам, которые предшествуют непосредственному расчету положенной компенсации. Следует отметить, что работодатель может принять самостоятельное решение относительно выбора совершенно иного периода для расчета. Главное, чтобы такое решение не нарушало законных интересов служащего и не ухудшало его текущего положения.
3. В любом расчете должен быть использован и такой важный показатель, как средняя сумма материального дохода подчиненного за один день его службы в данной компании. Вычисление этого показателя происходит достаточно просто. Для начала суммируются все виды доходов, полученных в конкретном периоде. Далее имеющееся общее значение разделяется на точное количество дней, которые были отработаны служащим в соответствующем временном отрезке.
4. Изменение ранее установленного порядка исчисления среднего заработка может происходить исключительно в официальной форме. Такие полномочия имеются лишь у Правительства РФ.

Годовая премия при расчете отпускных, пример расчета

Годовая премия, как правило, включается в систему оплаты труда, что подтверждается локальными актами предприятия, но в ее учете при расчете отпускных имеются особенности, которые прописаны в письме Минздравсоцразвития РФ от 05.03.2008 № 535-17. Так, в документе сказано, что годовая премия при отработанном расчетном периоде, который необходим для назначения отпуска, должна учитываться полностью. Если же период отработан не до конца и временной промежуток, за который начисляется годовое вознаграждение, не совпадает с периодом отпуска, премия учитывается соразмерно отработанному времени.

Пример: И. предоставлен очередной отпуск с 03.02.2020 по 02.03.2020, т. е. расчетный период средней заработной платы в данном случае — с 01.02.2019 по 31.01.2020, при этом в 2019 году он получил премию по итогам года в размере 50 000 руб. Так как период для расчета отпускных начинается с 01.02.2019, из суммы премии для расчета отпускных нужно вычесть выплату за 1 месяц (т. е. 50 000 / 12 = 4167 руб.). Соответственно, бухгалтерия должна включить в расчет 45 833 руб. (50 000 − 4167).

***

Таким образом, если премия включена в систему зарплаты и уже начислена работнику, то ее стоит учитывать в расчете отпускных. Если же речь идет о том, что период, за который выплата произведена, не совпадает с периодом для назначения отпуска, премия учитывается пропорционально отработанному времени.

Основания исчисления отпускных выплат

На основании ст. 114 ТК РФ, все субъекты, трудоустроенные в России, вправе использовать регулярный отпуск (каждый год) за счет нанимателя. Право на подобный отдых появляется у работника после полугода непрерывной профессиональной деятельности на конкретном предприятии. Тем не менее, исходя из ст. 122 ТК РФ, рассмотренное положение не является препятствием для досрочного оформления отпускного периода подчиненному, если подобное было оговорено с начальством.

На основании ст. 115 ТК РФ, стандартная длительность отпуска составляет 28 дней (с возможностью его дробления, при условии, что, по крайней мере, одна из частей периода будет насчитывать минимум 14 дней). Впрочем, продолжительность отдыха может быть увеличена за счет таких аспектов:

• дополнительного отдыха, который положен субъектам ввиду особых условий их рабочей деятельности на основании ст. 116-119 и ст. 348.10 ТК РФ;
• выходных и праздничных дней, включающихся в период отпуска, исходя из ст. 120 ТК РФ.

В ст. 125 ТК РФ постулируется, что, если отпуск делится на части, то наниматель обязан оплачивать каждую из частей отдельно. В обстоятельствах, если служащий снимается с должности, не израсходовав свой отпуск, на основании ст. 127 ТК РФ, ему полагается компенсация.

Какие правила в части премий важны для расчета отпускных?

Итак, согласно изложенным выше правилам премию при расчете отпускных нужно учесть, если она:

• учтена в системе оплаты труда;
• поименована во внутреннем нормативном акте работодателя, отражающем процедуру премирования;
• начислена в периоде расчета или должна быть учтена (годовая премия) в этом периоде;
• не может расцениваться как дублирующая выплату той же периодичности за аналогичный показатель премирования в одном и том же периоде;
• пересчитана пропорционально доле фактически отработанного времени за период расчета, если в отношении нее необходим такой пересчет.

Из дублирующих выплат действующие правила не препятствуют выбору наибольшей по размеру. Правила такого выбора следует отразить во внутреннем нормативном акте о премировании.

Возможность принятия премий в расчет среднего заработка в полном или неполном размере зависит от трех обстоятельств:

• полностью ли отработан период расчета;
• входит ли период начисления премии целиком в период расчета;
• пропорционально доле отработанного времени или без учета этого соотношения происходило начисление премии.

Единовременные и разовые премии: особенности учета

Единовременные и разовые премии, отвечающие общим необходимым требованиям к такого рода выплатам (включены в систему оплаты труда, зафиксированы во внутреннем нормативном акте, начислены в периоде расчета), учитывают в объеме дохода при расчете среднего заработка для отпускных. В т. ч. возможен учет в расчете и премий, начисляемых за нетрудовые достижения (к юбилею или к праздничной дате), если они соответствуют этим общим требованиям (письма Минфина РФ от 22.03.2012 № 03-03-06/1/150, Минздравсоцразвития РФ от 13.10.2011 № 22-2/377012-772).

Единовременные и разовые премии обычно не охватывают какого-либо периода и поэтому не зависят от факта совпадения или несовпадения с периодом расчета. В этом случае они приурочены только к периоду расчета и в связи с этим берутся в этот расчет в полном размере.

Но если разовую премию выплачивают за результат работы, проведенной в течение какого-либо периода, то при ее учете надо следовать правилам, действующим для премий, начисляемых за соответствующий период. Однако для премий такого рода периоды начисления могут отличаться от обычных и составят, например, полгода или несколько лет.

Для полугодовых премий правила принятия в расчет будут аналогичны правилам, применяемым для ежемесячных и квартальных премий. Отличие будет заключаться в том, что в период расчета по одному и тому же показателю премирования сможет войти не больше двух полугодовых премий.

Если премию начислили за период, превышающий величину периода расчета (1 год), то в силу вступит правило о том, что в каждом месяце периода расчета нужно учесть сумму такой премии в размере, приходящемся на ее месячную часть. Причем определенная таким способом сумма премии будет учтена:

• в полной величине, если период расчета отработан весь;
• объеме, пропорциональном доле фактически отработанного в периоде расчета времени, если этот период отработан не весь.

Правила учета годовых поощрений

В расчете отпускных выплат может учитываться и разовая годовая премия. Но здесь также должны соблюдаться определенные условия:

1. Вознаграждение должно относиться к году, предваряющему отпуск. Например, если высчитываются отпускные за отдых 2020 году, учитывается премия за 2020 год.
2. Если на время определения суммы отпускного вознаграждения премия еще не была начислена, если ее просто нет возможности учесть, сразу после начисления, з/п за день и за месяц будет пересчитана. Соответственно, отпускные будут добавлены.

Существует также несколько вариантов принятия ежегодного поощрения в расчет. Вот самые основные:

• В полной сумме – если время расчета сотрудником было отработано полностью или если не целиком, но при этом полностью соответствует установленному расчетному времени;
• В определенной пропорции к некоторой части отработанного времени — если отчетное время было выработано не все и если награда была переведена без учета и соотношения к отработке по времени.

Входит ли премия в расчёт отпускных

В ст. 114 ТК РФ сказано, что каждый работник, который официально трудоустроен, имеет право на отпуск. Продолжительность отпуска на «общих» основаниях – 28 календарных дней. Кроме того, отпуск должен быть оплачен работодателем, исходя из среднего заработка за последний год. Речь идёт не о календарных годах, а о рабочих. Каждый рабочий год начинается с даты, когда сотрудник заключил с работодателем трудовой договор.

Заработная плата с прошлых мест работы не учитывается. При расчёте годового заработка конкретного сотрудника учитываются все «трудовые» выплаты:

• заработная плата;
• официальные премии, которые прописаны в трудовом договоре;
• различные компенсации и выплаты.

Не учитываются следующие выплаты:

• материальная помощь;
• компенсация за обед и проезд;
• выплаты по больничному листу;
• выплаты в период отпуска по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком до 1,5 лет;
• другие выплаты.

Учитываются ли премии при расчете отпускных? Такой вопрос возникает особенно у тех работников, у которых основной заработок как раз и состоит из премий и поощрений. Например, заработная плата зависит от объёма оказанных услуг или от объёма продаж. Cуществует несколько видов премирования:

• ежемесячное;
• ежеквартальное;
• ежегодное.

Входит ли годовая премия в расчет среднего заработка для отпуска, и включаются ли премии за другие периоды?

Кроме того, работодатель может выплачивать поощрительные суммы из фонда предприятия. Например, за рационализаторские и инновационные разработки. Такие выплаты в 2018 году не учитываются. Премия входит в расчёт при выполнении некоторых условий.

Большинство условий для подсчета ежегодной премии являются стандартными, но есть и особые моменты.

Во-первых, при подсчете отпускных всегда учитывается предыдущая годовая премия. Если сотрудник последний раз брал отпуск в августе 2018, то приниматься в расчет будут только выплаты 2018 года.

Важно! При этом сотрудник, который берет отпуск за период нового, 2020 года, также получит выплаты с годовой премии. Например, если расчетный период длится с января по декабрь 2020 года, то в начале 2020 бухгалтерия обязана будет пересчитать и добавить отпускные с учетом данной премии.

Во-вторых, из-за длительности периода ее выплаты очень редко совпадают с расчетным периодом отпускных. Если он был отработан полностью, то выплаты проводятся в полной сумме, без перерасчета. В ситуации, когда период отработан не весь (как в случае с принятием на работу в феврале), а премия начисляется без учета времени, ее пересчитывают.

Единовременные премии

В отличие от регулярных премий, единовременные выплачиваются при каком-либо важном для компании событии. Чтобы такие премии учитывались при формировании отпускных, они должны соответствовать стандартным условиям (есть в системе оплаты, выпущен нормативный акт, сумма начислена во время расчета).

Для этих премий период времени не принимается во внимание, а при подсчете отпускных они учитываются в полном размере. Исключение составляют выплаты, произведенные за конкретную работу на протяжении указанного временного отрезка.

Если единоразовая премия начисляется за достижения, проведенные более чем за год, то сумма округляется до месячной и рассчитывается уже в таком формате.

Входит ли в средний заработок?

Расчет отпускных проводится на основании среднего заработка сотрудника за последний год.
Для исчисления берется суммарный доход и делится на отработанное время.

Полученный дневной заработок умножается на количество дней ежегодного отпуска.

Для правильного исчисления важно знать, что нужно включать в суммарный доход для среднего заработка, а что нет.

В Положении №922 от 24.12.2007 приведен порядок расчета, а также даются пояснения, какие именно выплаты нужно учитывать.

Если единовременная разовая премия предусмотрена системой оплаты труда сотрудника, то она входит в средний заработок для отпускных (п.2 Положения №922).

Если это случайная выплата по инициативе работодателя произведена на основании его приказа, и в локальных документах организации она не предусмотрена, то учитывать ее не нужно.

Включаются ли премии в эти выплаты

Для определения величины отпускных берется за основу среднедневной заработок. В его расчете учитываются:

• Выплаты, соответствующие окладу и сдельной оплате.
• Проценты от сделок, если такая форма оплаты принята в компании.
• Стоимость не денежной формы заработка.
• Надбавки и бонусы.
• Премии, утвержденные в системе оплаты сотрудников компании.

То есть, для включения премии в производимый расчет для отпускных, необходимо, что бы возможность ее уплаты была зафиксирована в одном из документов:

• Индивидуальный трудовой договор.
• Коллективный договор.
• Принятое в компании положение о существующей оплате труда.
• А так же положение о внутреннем премировании.

Отсюда следует, что если вид премии присутствует в одном из перечисленных документов, то она включается в порядок расчета отпускных. А премии могут быть:

• Ежемесячные.
• Квартальные.
• Годовые.
• Разовые.
• Приуроченные к празднику.

Похожие записи:

• Какие субсидии и льготы на покупку жилья можно получить от государства
• ТОП 55 Бизнес идей для Женщин и девушек — Примеры и Заработки
• Как оформить и зарегистрировать частный дом в собственность