Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить медицинскую карту из архива?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.
Закон предусматривает несколько побуждающих мотивов для того, чтобы процедура признания повреждения документов неисправимыми прошла успешно:
- Износ бумаги, естественное старение. Многие документы по личному составу обязательно должны храниться 75 лет. За такой длительный срок бумага может сгнить (истлеть, износиться и т.д.). Особенно если в помещении для хранения была повышенная влажность и исходная целлюлоза была не высокого качества. То же касается и аудио-, видеозаписей. Хотя для них эта причина менее актуальна. Условия хранения для бумаги и пергамента прописаны в ГОСТ 50-2002. Однако не всегда для их соблюдения есть возможности в реальных условиях.
- Аварии на технических коммуникациях. Текст на бумаге может быть размыт потоками воды из прорванных труб, повышением температуры и проч. Такая причина тоже распространена. Ни одна компания (в том числе архив) не может быть застрахована от подобных ситуаций.
- В результате катастроф: пожаров, затоплений, ураганов и проч. Стихийные бедствия могут наносить повреждения не только здоровью и имуществу, но и документации.
В последнем случае понадобится плотное взаимодействие с пожарным надзором, специалистами МЧС, следственными органами. Вид и способ взаимодействия будут зависеть от конкретных условий. Эти службы должны будут выдать справку о том, что катастрофа (возгорание, затопление, другая чрезвычайная ситуация) действительно была и привела к обнаруженным последствиям.
Внимание! В любом случае важно отразить тот факт, что бумаги пришли в негодность не под влиянием умышленного человеческого воздействия, иначе провинившийся должен понести заслуженное наказание.
Что делать, если пострадали документы
В случае чрезвычайного происшествия необходимо, в первую очередь, документально зафиксировать масштабы бедствия. Годятся любые доступные способы: составление актов, получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации. Не стоит забывать и об использовании современной фото- и видеотехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документов, помогут составить опись утраченного и принять меры по его восстановлению. Кроме того, они помогут получить страховку и объясниться с налоговыми и другими контрольными органами по поводу отсутствующих документов.
При оценке ущерба стоит сразу рассмотреть возможность получения дубликатов документов из других организаций, из банков, в которых находятся расчетные счета, от партнеров и контрагентов по бизнесу, и даже из налоговой инспекции. Вероятно, часть документов проще и дешевле будет восстановить в виде дубликатов, чем предпринимать дорогостоящие операции по реставрации пострадавших бумаг. Организация должна самостоятельно решить эти вопросы, ориентируясь, прежде всего, на свои финансовые и технические возможности.
Стоит также помнить, что налоговые органы чаще всего не удовлетворяются получением справки о чрезвычайной ситуации и хотят видеть результаты работы по восстановлению утраченных документов. Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне — Федеральная служба по финансовым рынкам), вообще включила в свое «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» требование о восстановлении любого утраченного подлинника документа общества.
Фрагмент документа
|
Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03–33/пс) 3.4. … В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества. |
Инструкция по заполнению акта
- В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
- В основную часть акта вписывают
- основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
- состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
- фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
- В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Информационные документы архива высылаются по почте, как правило, простыми письмами, подлинные документы — ценными.
В архив нашей организации поступил запрос о выдаче документов от бывшего сотрудника, который теперь является гражданином иностранного государства. Каким образом выдать архивные документы, если запрос поступил из-за границы?
Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства — участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте непосредственно по адресу заявителя.
Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т. п.) направляются в МИД России.
В случае личного обращения гражданина в архив архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу гражданина — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и документа, удостоверяющего личность доверенного лица.
Как оформляется выдача архивных документов?
Получатель архивной справки или архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
В отдел кадров обратилась супруга нашего бывшего сотрудника, который в свое время был направлен на курсы повышения квалификации, и при увольнении не забрал оригинал свидетельства. Оно так и хранится в его личном деле. Сотрудник переехал на новое место жительства, и сейчас ему требуется свидетельство, однако сам он за ним приехать не может. При каких условиях мы можем выдать оригинал свидетельства его жене?
Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем.
Подлинные личные документы выдаются их владельцу по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, а его родственнику или доверенному лицу — при наличии у него нотариально заверенной доверенности на получение документов и документа, удостоверяющего его личность. Подлинные личные документы по договоренности с их владельцем могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Словарь кадровика Личные документы — официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение
Изымать документы из архивных дел в определенных ситуациях могут органы правопорядка. При этом на место изъятого документа в дело помещается его копия и справка о выдаче подлинника документа. В учетных документах кадровой службы, архива делается отметка об изъятии документа, указывается номер, дата и название документа, на основании которого было произведено изъятие, и расписка получателя документа, если он был выдан при личной передаче.
Какие сведения охраняются врачебной тайной
Врачебной тайной охраняются следующие сведения:
То есть охраняется не только диагноз пациента, но и вообще любые сведения о его обращении за медицинской помощью.
Например, в Кемеровской области следователь возбудила уголовное дело против одного врача за неоказание помощи больному. Когда самому следователю однажды стало плохо — случился приступ болезни, — она вызвала скорую помощь и к ней приехал тот самый доктор. Врач добросовестно оказал медицинскую помощь, но после этого известил руководство следователя о вызове скорой и о том, что следователь страдает болезнью, которая мешает ей выполнять свою работу. Руководство проверило информацию и провело служебную проверку. Через какое-то время женщину сократили.
Давайте представим более жизненный пример.
Медсестра кожно-венерологического диспансера рассказала своей подруге, что видела на приеме ее мужа. Кажется, что медсестра не раскрыла конкретики — диагнозов или источника болезни. Можно понять и женскую солидарность. Но если этот факт обнаружится, то медсестру могут привлечь к ответственности за разглашение врачебной тайны.
Кроме этого, нельзя разглашать и иные сведения, которые стали известны при медицинском обследовании и лечении. Все, что мы говорим в кабинете у врача, конфиденциально, даже если эти сведения не относятся к здоровью.
Допустим, на приеме врач спросил пациента, с кем он вступал в интимные отношения за последний месяц. При некоторых заболеваниях это требуется, чтобы установить потенциально зараженных лиц. Пациент честно назвал не только жену, но и любовницу. Оказалось, что врач знал любовницу и по секрету рассказал о ее романе своему знакомому, который разнес слух по всему поселку. Хоть врач и не рассказал ничего о диагнозе женщины, он все равно нарушил врачебную тайну, поскольку разгласил сведения, полученные при медицинском обследовании.
Разумеется, не надо и уходить в крайности. Например, врач с пациентом оказались на дне рождения. Чтобы поддержать разговор, врач рассказал о попугайчике пациента, о котором узнал случайно на приеме. Пациент возмутился: врач раскрыл врачебную тайну. Но вряд ли его накажут за разглашение таких сведений. Хотя врачу надо быть осторожней — вдруг попугай живет не дома у пациента, а у его второй тайной семьи. В таком случае невинный рассказ может стать причиной развода и повлечь наказание.
Врачебной тайной охраняются не только сведения о лечении, но и о любых медицинских процедурах, например осмотре.
Так, в Республике Тыва врача назначили в комиссию по освидетельствованию водителей. Ей это не понравилось, поэтому она написала жалобу в прокуратуру. К ней она приложила список граждан, которые уже проходили водительскую комиссию за определенный период. Видимо, она пыталась продемонстрировать, как возрастет у нее нагрузка. Узнав об этом, главврач объявил врачу выговор за разглашение врачебной тайны. Суд признал выговор соответствующим закону.
Pacшиpeннaя apxивнaя выпиcкa из дoмoвoй книги включaeт в ceбя тe жe cвeдeния, чтo и cтaндapтнaя. Oднaкo cyщecтвeнныe oтличия мeждy двyмя блaнкaми вce жe ecть.
Чтo тaкoe apxивнaя выпиcкa из дoмoвoй книги? Этo cпpaвкa, кoтopaя coдepжит дaнныe нe тoлькo тeкyщeгo мoмeнтa вpeмeни, нo и пpoшeдшиx лeт. Чeлoвeкy для тex или иныx цeлeй мoгyт пoтpeбoвaтьcя cвeдeния o paнee пpoживaющиx в пoмeщeнии жильцax, нo выпиcaнныx oттyдa. Пo жeлaнию зaкaзчикa мoгyт быть yкaзaны дaнныe зa вecь пepиoд или зa кaкoй-тo oтдeльный вpeмeннoй пpoмeжyтoк.
BНИMAНИE. Этoт дoкyмeнт oбязaтeльнo включaeт в ceбя дaнныe o тex лицax, кoтopыe вpeмeннo oтcyтcтвyют, нo имeют пpaвo пpoживaть в пoмeщeнии.
Apxивнaя cпpaвкa пo квapтиpe зaкaзывaeтcя в тex cлyчaяx, кoгдa зaключaeтcя cдeлкa кyпли-пpoдaжи. Этoт дoкyмeнт пoзвoляeт тoчнo oпpeдeлить, ктo пpoпиcaн в пoмeщeнии и ecть ли лицa, имeющиe пpaвo нa нeгo, нo вpeмeннo cнятыe c peгиcтpaциoннoгo yчeтa пo дaннoмy aдpecy.
Пoкyпaтeль имeeт вoзмoжнocть пpocлeдить иcтopию квapтиpы и пpинять взвeшeннoe peшeниe o зaключeнии cдeлки или oткaзe oт нee.
Peкoмeндyeтcя зaкaзывaть pacшиpeннyю выпиcкy в cлeдyющиx cлyчaяx:
- Пepeд нaчaлoм пpивaтизaции жилoгo oбъeктa.
- Пpи пoкyпкe жилья, кoтopoe былo cдaнo в экcплyaтaцию бoлee 7 лeт нaзaд.
CПPABКA. Paнee пpoживaющиe в пoмeщeнии нecoвepшeннoлeтниe дeти и лицa пpeклoннoгo вoзpacтa мoгyт пpeтeндoвaть нa жилплoщaдь, дaжe пocлe ee пpoдaжи. Пoэтoмy cтoит зaкaзaть cпpaвкy и пoлyчить иcчepпывaющиe дaнныe o гипoтeтичecкиx pиcкax.
Для чeгo пpeднaзнaчeнa cпpaвкa o зapeгиcтpиpoвaнныx в пoмeщeнии лицax
Cпpaвкa o нынe пpoпиcaнныx и yжe выпиcaнныx гpaждaнax выдaeтcя для peшeния cлeдyющиx вoпpocoв:
Пoдгoтoвки нeдвижимocти к cдeлкe кyпли-пpoдaжи. Пoкyпaтeль пoлyчaeт иcчepпывaющиe cвeдeния oб иcтopии жилья и oтcлeживaeт чиcтoтy oбъeктa.
- Oфopмлeниe пpoпиcки в пoмeщeнии.
- Bыпиcкa из жилплoщaди.
- Пoлyчeния мaтepинcкoгo кaпитaлa.
- Пocтaнoвки нa вoинcкий yчeт.
- Oфopмлeниe cyбcидий, льгoт и иныx coцвыплaт.
- Учacтиe в пpoгpaммe «мoлoдaя ceмья».
- Пoлyчeниe льгoтныx cкидoк нa oплaтy кoммyнaльныx ycлyг.
- Пoдaчa cвeдeний в cyд.
- Иныe cлyчaи.
BНИMAНИE. 3aкaзывaя cпpaвкy пoтpeбyeтcя дaть тoчныe cвeдeния oтнocитeльнo тoгo для чeгo нeoбxoдим дoкyмeнт и в кaкyю инcтaнцию oн бyдeт пoдaвaтьcя. Пo пpeдocтaвлeнным cвeдeниям cпeциaлиcт, пpeдocтaвляющий дaнныe, oпpeдeлит кaким блaнкoм нeoбxoдимo вocпoльзoвaтьcя в тoм или инoм cлyчae.
Cyщecтвyeт 4 типa блaнкoв:
- 1-ый тип coдepжит cвeдeния o тoм, ктo ceйчac пpoживaeт в пoмeщeнии или ктo тaм был зapeгиcтpиpoвaн paнee.
- 2-oй тип – индивидyaльнaя инфopмaция oб oднoм кoнкpeтнoм чeлoвeкe и нaличии y нeгo пocтoяннoй peгиcтpaции пo yкaзaннoмy aдpecy.
- 3-ий тип пoдтвepждaeт, чтo нa тeppитopии жилплoщaди нeт зapeгиcтpиpoвaнныx лиц.
- 4-ый тип cфopмиpoвaн тaким oбpaзoм, чтoбы yдoвлeтвopять тpeбoвaниям нoтapиycoв и юpидичecкиx кoнтop.
Кaкиe cлoжнocти мoгyт вoзникнyть
Bыбиpaя гocyчpeждeниe, гдe взять apxивнyю выпиcкy из дoмoвoй книги, cлeдyeт пoмнить o тoм, чтo дaлeкo нe вce oни oxoтнo идyт нaвcтpeчy зaкaзчикy. Mнoгиe зapeгиcтpиpoвaнныe лицa и дaжe coбcтвeнники cтaлкивaютcя c тeм, чтo cпeциaлиcты oткaзывaютcя выдaвaть тaкиe дoкyмeнты.
Oткaз в выдaчe блaнкa бaзиpyeтcя нa пpocтoм нeжeлaнии зaнимaтьcя cтoль тpyдoeмким пpoцeccoм. Нo caми cпeциaлиcты apгyмeнтиpyют cвoe peшeниe иными ocнoвaниями. Дoвoльнo чacтo oни ccылaютcя нa зaкoн o зaщитe чacтнoй инфopмaции, вeдь в блaнкe пpoпиcывaютcя дoвoльнo пoдpoбныe cвeдeния o пpeжниx влaдeльцax и жильцax. Дoгoвopитьcя c coтpyдникaми yчpeждeний бывaeт дocтaтoчнo cлoжнo. Инoгдa пpиxoдитcя пoceтить нe oднy инcтaнцию, чтoбы пoлyчить пoлoжитeльный oтвeт.
CПPABКA. Ecли вo вcex мecтax былo oткaзaнo в выдaчe cпpaвки, cлeдyeт oбpaтитьcя в чacтнyю юpидичecкyю кoнтopy. Oни выпoлнят зaкaз, нo вoзьмyт зa этo дeньги. Уcлyгa cтoит пpимepнo 3,5-6 тыcяч pyблeй.
3aкaзывaя плaтный блaнк, пoмнитe, чтo в нeм oбязaтeльнo дoлжны быть yкaзaны тaкиe cвeдeния:
- Aдpec, пo кoтopoмy pacпoлoжeн oбъeкт нeдвижимocти.
- Дaнныe oбo вcex зapeгиcтpиpoвaнныx и paнee выпиcaнныx лицax – ФИO, инфopмaция из пacпopтa, дaтa poждeния, пpeдыдyщee мecтo peгиcтpaции и цeль пepeeздa c oднoгo aдpeca нa дpyгoй.
- Cpoки peгиcтpaции.
- Нaциoнaльнocть и гpaждaнcтвo.
- Нaличиe или oтcyтcтвиe вoинcкoй oбязaннocти.
Дoкyмeнт yдocтoвepяeтcя пpocтaвлeниeм дaты выдaчи, пoдпиcью cпeциaлиcтa и ee pacшифpoвкoй, пeчaтью opгaнизaции.
При утрате медкарты поликлиника выдаст дубликат
Вопрос: В поликлинике потеряли мою медицинскую карту. Что мне делать?
Отвечает прокурор Кореневского района Валентина Воропаева: В соответствии с п. 12 ст. 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» обязанность по ведению, учету и хранению медицинской документации возложена на медицинское учреждение.
Срок хранения амбулаторной медицинской карты составляет 5 лет (п. 7.1 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного 15.08.1988 начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР).
При утрате медицинской карты медицинским учреждением заводится ее дубликат, в котором на основании архивных данных восстанавливаются утраченные записи.
По вопросу выдачи дубликата медицинской карты Вам следует обратиться к главному врачу поликлиники.
Восстановление утраченных документов
Как мы выяснили, при проверке и выявлении случаев преждевременно уничтоженных документов штрафовать будут за каждый случай. И заодно требовать вернуть «все как было».
Восстановление документов — процесс крайне трудоемкий и финансово затратный, ведь придется все делать за свой счет. Если это бухгалтерская первичка, нужно запрашивать копии у всех контрагентов, с которыми вы работали. Если это документы налоговой, статистической, бухгалтерской, кадровой отчетности — придется делать запросы во все ведомства (ФНС, Росстат, ПФР, и пр.) и не факт, что вы получите все в полном объеме и оперативно.
Контрагент может закрыться, приостановить деятельность, сменить собственников, переехать в другой регион. Его придется сначала разыскать, убедиться, что он доступен для связи, просить прислать копии всех документов, по которым у вас были взаимоотношения. Не каждый согласиться это сделать, либо придется оплатить расходы по пересылке.
Лучше до такой ситуации вообще не доводить и проводить процедуру уничтожения документов со всем вниманием и соблюдением требований закона. Если самим это сделать сложно — обратитесь в специализированную компанию, такую, как Делис Архив.
Какие данные содержатся в медкарте пациента
Карта заполняется на каждого впервые обратившегося за медицинской помощью в амбулаторных условиях пациента, может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном виде:
- Личные данные на титульный лист вносятся на основании паспорта гражданина РФ, в карту вносится серия и номер страхового полиса обязательного медицинского страхования, название страховой медицинской организации, СНИЛС.
- При наличии указывается льготная категория, заболевания или травмы, по поводу которых осуществляется диспансерное наблюдение, семейное положение, образование, наличие работы или нахождение на пенсии.
- Группа крови и резус-фактор, аллергические реакции (при наличии).
- При каждом посещении больного указывается характер его заболевания, диагностические и лечебные мероприятия, проводимые лечащим врачом. Записи ведутся на русском языке, при указании лекарственных средств допустимо использование латинского языка.
Кто может получить справку формы 9
На законных основаниях получить справку формы 9 — как обычную, так и архивную — могут:
- Собственник жилья — как зарегистрированный по данному адресу, так и незарегистрированный. Владелец жилплощади вправе получить архивную «девятку» только за тот период времени, в течение которого он является собственником. Если же понадобится справка за более ранний период, то придется разыскивать прежнего собственника жилья и обращаться к нему с просьбой получить такую справку.
- Лицо, зарегистрированное в жилом помещении (только за тот отрезок времени, когда было зарегистрировано по этому адресу).
- Законный представитель ребенка, являющегося собственником квартиры либо проживающего в ней.
- Представитель собственника или зарегистрированного в жилом помещении гражданина, действующий по доверенности.
Другие лица, в том числе сотрудники риелторских агентств, не имеют права на получение справки по форме 9 (за исключением случаев, когда они действуют от имени жильцов по доверенности), так как сведения, содержащиеся в этом документе, охраняются законом «О персональных данных».