Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы должны быть на предприятии в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Как часто нужно проходить обучение.
Общее правило в данном случае такое: чем опаснее условия труда — тем больше нужно учиться.
Пример: Офисные работники теперь освобождены даже от первичного инструктажа, если они не пользуются оборудованием, кроме офисной и бытовой техники. А сотрудники, которые работают в условиях повышенной опасности должны проходить обучение ежегодно, в то время как другие проходят его раз в 3 года.
Полный, расширенный список видов обучения теперь выглядит так:
- Инструктаж по ОТ, который включает в себя:
Сроки проведения инструктажей
|
Вид инструктажа |
Срок проведения |
|---|---|
|
Вводный |
Во время приема на работу. |
|
Первичный |
В первый рабочий день. |
|
Повторный |
Один раз в год, с работниками пожароопасных производств — один раз в полгода. |
|
Внеплановый |
До допуска или в день работы в новых условиях. |
|
Целевой |
До выполнения конкретных работ. |
Наиболее распространенные ошибки
Ошибки в журналах по охране труда встречаются с завидной периодичностью. Вот наиболее распространенные из них.
- Отсутствие информации о типе проводимого инструктажа (первичный, повторный, внеплановый и т.д.).
- Не отображены сведения о количестве смен, отработанных при стажировке.
- Отсутствие подписи инструктирующего или инструктируемого лица.
- Отсутствие данных об инструктажах для первой группы электробезопасности.
- Не отображены данные о вводных инструктажах. Нередко возникают ситуации, когда мероприятие проведено, но в процессе оформления прочих документов о нем забывают указать.
- Даты проведения инструктажей прописаны некорректно, нарушена хронологическая последовательность.
- Даты пересмотра инструкций не соответствуют информации, отображенной в журнале.
- Некорректное отображение должности инструктируемого лица.
- Некорректное наименование проводимого инструктажа.
- Наличие грубых исправлений и приписок, позволяющих усомниться в подлинности информации.
- Повреждение шнуровки, связывающей все страницы документа.
- Удаление одной или нескольких страниц из журнала.
Законодательством не установлены жесткие требования к исправлению ошибок. Если в журнале появилась некорректная информация, необходимо заполнить последующую строку соответствующим образом: «Запись №.. внесена ошибочно». После вносятся необходимые данные, журнал ведется в штатном режиме.
Рекомендации по устранению ошибок подходят для разовых неточностей, допущенных случайно. Если в документе отсутствуют страницы или имеются множественные исправления, подобный способ не подойдет.
Новые правила обучения по охране труда
Руководители предприятий и кадровики должны ориентироваться на новые правила и организовать внеочередные проверки знаний работников. В постановлении № 2464 говорится о том, что, если работодатели самостоятельно организовывают обучение по ОТ, им самим необходимо с 1 марта 2023 пройти регистрацию по охране труда на портале Минтруда и предоставить списки обученных работников.
Работодатель обязан допустить специалиста к работе в том случае, если он прошел новое обучение по охране труда, инструктаж по оказанию первой медпомощи и применению СИЗ, а также стажировку на новом рабочем месте. Новая программа обучения по охране труда зависит от категории работника и специфики выполняемых работ.
В связи с изменениями по охране труда с 2023 года Минтруд будет вести реестры:
- юридических лиц и ИП, предоставляющих услуги по обучению ОТ;
- предприятий и ИП, которые самостоятельно проводят обучение своих работников;
- работников, которые прошли обучение.
Обязанность компании обеспечить безопасные условия для работы каждого сотрудника предусмотрена трудовым законодательством. В статье 212 Трудового кодекса приводится большой перечень задач, стоящих перед предприятием. Они касаются как самих мер по охране труда, так и обучения работников нормам безопасности. В основном это выражается в создании таких элементов:
- служба охраны труда;
- организация процедуры оценки условий труда;
- обучение сотрудников соответствующим правилам;
- обеспечение их всеми необходимыми инструментами, материалами, оборудованием для безопасной работы;
- разработка нормативных документов, регулирующих все основные правила;
- постоянный контроль за соблюдением этих правил.
Обязательные журналы в организации
Список учетных книг, которые работодатель обязан вести согласно действующему законодательству, достаточно длинен. Он включает следующие виды журналов:
- учета вводной подготовки и других видов занятий на рабочем месте;
- фиксации инструкций по охране труда;
- регистрации инструкций по охране труда, выданных работникам;
- занятий по охране труда;
- проверки знаний по охране труда и требований в области пожарной безопасности;
- учета первичных средств пожаротушения
- несчастных случаев на производстве;
- направлений на медицинский осмотр, выданных работникам;
- присвоения I группы по электробезопасности для неэлектротехнического персонала;
- проверок знаний для работы в электроустановках;
- выдачи разрешительной документации на право выполнения особых типов работ, например, нарядов-допусков;
- трехступенчатого контроля по охране труда. Он может быть разбит на несколько частей в соответствии с системой контроля, реализуемой на предприятии, или иметь вид единой книги;
- проверок.
Это основные формы по журналам, которые должны быть на каждом предприятии. В зависимости от специфики технологических процессов компании для нее может быть обязательным ведение дополнительной документации. Например, если на предприятии имеются рабочие места, характеризующиеся вредными или опасными условиями труда, здесь нужно будет учитывать выдачу индивидуальных защитных средств.
Журнал учета по охране труда — что это такое
Выполнение трудовых обязанностей на любом предприятии сопряжено с рисками для здоровья и жизни сотрудников. Поэтому ответственные лица проводят согласно утвержденному графику инструктажи, проверки знаний по ОТ в бригадах, сменах, чтобы исключить несчастные случаи. Результаты проведенной работы должны заноситься в соответствующий документ (журнал). Поэтому в системе производственного документооборота по ОТ на предприятии (организации), в обязательном порядке необходимо иметь следующие журналы для регистрации (записи) проведенных по ОТ:
- Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда;
- Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
- Журнал регистрации целевого инструктажа по охране труда;
- Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
- Журнал учета обучения по охране труда;
- Журнал учета инструкций по охране труда на предприятии;
- Журнал учета выдачи работникам инструкций по ОТ;
- Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
- Журнал учета проверки знаний правил и норм работы в электроустановках;
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- Журнал учета выданных направлений на медицинский осмотр;
- Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля.
Штрафы за отсутствие журналов по ОТ, необходимых записей либо наличие существенных ошибок при заполнении листов налагаются на должностных лиц (2 000–5 000 руб.), юридических (50 000–80 000 руб.), индивидуальных предпринимателей (20 000–50 000 руб.).
Данные штрафы предусмотрены ст.5.27.1 КоАП РФ «Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и ных нормативных правовых актах РФ».
На заметку! В случае пересмотра статей КоАП (внесения изменений) суммы штрафов могут изменяться.
Новый работник после оформления в отделе кадров обязан ознакомиться с инструкциями по ОТ. В течение трудовой деятельности он наравне с другими членами коллектива будет проходить всевозможные инструктажи: плановые, внеплановые, с учетом опасности, специфики профессии. При производственных мероприятиях, организованных работодателем, в контексте проверок знаний используется журнал учета инструкций по охране труда, он подразделяется на два типа:
- журнал учета выдачи инструкций на подпись;
- журнал учета инструкций.
Требования к журналам учета по охране труда
Согласно Трудовому кодексу существуют регламенты по внешнему виду документа. Они определяют концепцию использования каждого журнала. Основные требования:
- допускается распечатка материалов в типографии и на производстве;
- при внесении исправлений необходима роспись корректора;
- незаполненных строчек оставлять нельзя;
- за ведение журнала отвечает уполномоченное лицо (сотрудник начинает заполнять журнал, начиная с наклейки на переплетной крышке);
- документы должны хранится в сроки согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236;
- ответственное лицо имеет право измерить разлиновку и добавлять на листы отдельные столбцы;
- печать организации проставляется с необходимым условием, чтобы оттиск затрагивал приклеенный лист с концами ляссе и обложку;
- шнуровать документ обязательно. В качестве материала выбирают капроновую нить, льняной шнур, ленту, шпагат. Концы шнура нужно сократить до 4–6 см, чтобы удобно пользоваться журналом.
Регистрация инструктажей
В новых Правилах № 2464, в отличие от Порядка № 1/29, нет упоминаний о Журналах регистрации инструктажей. Работодатель самостоятельно устанавливает форму документирования результатов и порядок ее ведения (п. 88). При этом он должен учитывать требования к записям в пунктах 86-89 Правил.
Мы разработали примерные формы Журналов регистрации вводного инструктажа и инструктажей на рабочем месте, целевых. Вы можете скачать их по ссылке в конце статьи, доработать по своим правилам и утвердить приказом.
Учитывайте, что целевые инструктажи при выполнении работ повышенной опасности, для которых нужен наряд-допуск, регистрируются в порядке, установленном соответствующими правилами оформления наряда-допуска. К примеру, по ПОТ №903н для электроустановок достаточно записи и подписи работника в таблицах регистрации целевых инструктажей (п. 6.32). Это не значит, что нужно вести отдельную форму. Журнал регистрации инструктажей вполне отвечает данным требованиям, поскольку в нем есть и таблица, и подпись работника.
Как и кто их заполняет
Чтобы начать заполнять, понадобится провести инструктаж, предоставив сотруднику инструкции, пояснения, и ответить на возможные вопросы. После этого следует процедура заполнения.
Документ представляет собой канцелярскую книгу с форматом А4. Листы следует пронумеровать, прошить и заверить подписью руководителя и печатью предприятия (при наличии).
Титульный лист содержит наименование учреждения, даты начала и окончания ведения книги.
Для оптимальной систематизации инструктажей удобно вести отдельные журналы в зависимости от вида обучения. Такой подход сделает работу инструкторов легче.
Оформляя табличную часть журнала регистрации событий по технике безопасности и охране труда (к примеру, по инструктажу на рабочем месте), надо внести информацию о:
- дате;
- работнике, включая Ф.И.О., дату рождения, профессию;
- виде инструктажа;
- основаниях внепланового обучения;
- часах обучения;
- обучающем инструкторе, включая Ф.И.О., должность.
Документы по обучению
Один из часто задаваемых вопросов, какие документы нужны по охране труда для проведения обучения? Отвечаем. В список входят:
- приказ о проведении обучения и проверке знаний по охране труда работников;
- приказ о создании комиссии по проверке знаний охраны труда и безопасных методов работы — в комиссии должно быть не менее 3 человек;
- программы обучения по охране труда с учетом особенностей профессий, должностей и выполняемых сотрудниками работ;
- графики проведения обучения и проверки знаний по его итогам;
- итоговые протоколы проверки знаний охраны труда;
- удостоверения утвержденного образца о проверке знаний охраны труда.